Een goede brief is duidelijk en uitnodigend. Dat bereik je met goed verzorgd, niet overdreven deftig Nederlands, een zakelijke, vriendelijke en beleefde toon en een korte en bondige formulering van je motivatie en je verkoopargumenten.

Gebruik geen moeilijke of ambtelijke taal  en vermijd clichés (onder referte aan = met verwijzing naar, omtrent = over, ik doe u dit schrijven toekomen = ik stuur u deze brief).

Formuleer positief. Niet: Na mijn eindexamen vind ik het erg moeilijk om een baan te vinden. Wel: Sinds mijn eindexamen ben ik hard aan het solliciteren om een baan te vinden die past bij mijn opleiding en interesse.

Wat je schrijft is relevant voor de functie (en verder niets).

Maak je brief niet langer dan één A4'tje.

Houd het simpel. Veel mensen hebben de neiging om moeilijke en lange zinnen te schrijven. Voor bijna elk moeilijk woord bestaat ook een eenvoudiger woord. Korte zinnen lezen een stuk prettiger en je maakt er minder snel fouten in.

Begin niet elke zin met 'ik'. Je kunt afwisselen, bijvoorbeeld: Niet: Ik vind leuke collega's belangrijk. Wel: Een baan met leuke collega's is voor mij erg belangrijk.

Denk om de samenhang tussen je brief en je CV. In je brief komen je interesse in het bedrijf en de functie, je 'verkooppunten' en je motivatie aan bod. 'Harde' gegevens als jaartallen, opleiding, werkervaring en vorige werkgevers staan in je CV.

De aanhef: staat er geen naam vermeld in de advertentie? Bel het bedrijf dan op en vraag aan wie je je sollicitatiebrief kunt richten. Kom je er niet achter, schrijf dan Geachte heer, mevrouw.

De openingszin: dit is de moeilijkste. Als de kop er af is, gaat het schrijven meestal een stuk sneller. Je kunt je uitsloven op vreselijk originele openingszinnen. Maar jouw supervondst kan net even te veel zijn voor mensen die stapels sollicitatiebrieven ontvangen. Je mag best iets geestigs schrijven, daarmee laat je ook iets van jezelf zien. Maar speel geen popi-jopi;
Voorbeeld van een openingszin:
Naar aanleiding van uw advertentie in ... van 28 oktober jongstleden solliciteer ik naar de functie van ........ Mijn belangstelling voor de functie is nog groter geworden door de informatie die de heer Jansen mij op 2 november telefonisch heeft verstrekt.

Natuurlijk laat je geen taal- of spelfouten staan. Gebruik de spellingcontrole van het tekstverwerkingsprogramma waar je mee werkt. Dat is nooit helemaal waterdicht, dus lees je brief goed na. Bijna iedereen leest over zijn eigen fouten heen, dus laat je brief ook door een ander lezen. Zo kun je meteen testen hoe je brief overkomt!

Gebruik zoveel mogelijk je e-mailadres thuis.

Zorg ervoor dat je naar de juiste persoon mailt.

Vermeld in de onderwerpregel van het e-mailbericht om welke vacature het gaat.

Gebruik voor de opmaak van e-mail zoveel mogelijk standaard-instellingen. Dus geen exotische lettertypes of wild kleurgebruik. Dat kan een verkeerde indruk maken op de werkgever (van een sollicitatiebrief maak je immers ook geen kleurige brief). Bovendien komt dit – afhankelijk van de software die de werkgever voor het lezen van e-mail gebruikt – niet altijd goed over.

Maak je e-mail niet te lang. Beperk je tot zaken als jouw motivatie voor de vacature, en je 'verkooppunten', net als in een sollicitatiebrief.

Stuur je CV mee als Word-bestand, dat is de meest gebruikte software voor tekstverwerking. Het kan handig zijn de tekst ook als RTF-bestand mee te sturen. Dit is voor de meeste tekstverwerkingsprogramma’s te lezen. In Word doe je dit via de knop ‘bestand’, vervolgens de optie ‘opslaan als’ en dan kiezen voor RTF-bestand.).

Zorg ervoor dat je geen virussen meestuurt. Als je dit wel doet, heb je kans dat je mailtje geblokkeerd wordt, waardoor je sollicitatie niet aankomt. Gebruik daarom geregeld een goed anti-virusprogramma.

Geef voor de verzending in je mailpogramma aan dat je een leesbevestiging wil krijgen (in Outlook vind je die optie onder Extra). Als de ontvanger je mail opent, ontvang jij een berichtje. Zo weet je dat je e-mailbrief in elk geval is gezien.

Bij de brief hoort altijd een CV (niet langer dan 2 A4'tjes). Hoe je een CV maakt lees je hier.

Maak een kopie van de brief en bewaar die samen met de advertentie.

Stuur nooit originele papieren, bijvoorbeeld diploma's, maar altijd kopieën.

Besteed ook aandacht aan de envelop: neem een wat grotere envelop, bijvoorbeeld A5-formaat (= A4 1x gevouwen), zeker als je bijlagen zoals kopieën van diploma's of certificaten meestuurt. Schrijf de adressering en de afzender netjes en duidelijk. Zorg voor voldoende postzegels!